有一種投影片，你一看就知道它是怎麼做出來的：標題寫著「研究方法」，下面四個項目符號，每一行 40 個字，是從論文第三章直接複製過來的。報告的人站在旁邊，照本宣科地把那四行唸了一遍。
這種做法之所以普遍，是因為它在製作時感覺很有效率：資料都寫過了，貼上去就好。問題出在使用時，因為投影片不是文件，它跟你的聲音是同時發生的。臺下的人如果在讀那 160 個字，他就沒有辦法分神聽你講話。如此一來，你等於在跟自己的投影片搶注意力，而且通常會輸。
這篇文章，要跟大家介紹的是從論文到投影片的整段轉換流程。有關工具的部分在前一篇文章談過了，這裡假設你手上已經有草稿，要把它變成能用的東西。
第一步：先寫那一句，再開簡報軟體
打開空白簡報檔之前，先在紙上或文字檔裡寫完這一句：
「我發現＿＿＿＿，這件事重要是因為＿＿＿＿。」
兩個空格都要填，而且要填成完整的句子。「我發現數位落差跟家庭環境有關」不算填完，因為它沒有講出你到底測到了什麼？至少，要寫成類似「家庭網路品質解釋的成效落差是學習動機的兩倍，這代表現行的補救教學把力氣放錯了地方」才算。
這一句寫出來以後，你的整份簡報就有了篩選標準：每一張投影片都要能回答「它怎麼支撐這一句」，答不出來的部分就移到附錄。
當然，寫不出來也是有意義的訊號，通常代表研究本身還沒收斂。這時候不要硬做投影片，先回頭處理研究問題，你可以利用本站的好問題改造器先執行一次。
第二步：把時間換算成張數與分鐘表
根據 12 分鐘的時間配置，我們可以先設計一張表格，但不要一開始就先做投影片。
一個可以參考的分配，約莫是這樣的：
| 段落 | 時間 | 大約張數 | 要達成什麼 |
|---|---|---|---|
| 開場與問題 | 2 分鐘 | 2 至 3 張 | 讓不熟這個題目的人知道你在解什麼問題 |
| 背景與缺口 | 2 分鐘 | 2 張 | 講前人做到哪、少了什麼，不做文獻回顧 |
| 方法 | 2 分鐘 | 2 張 | 講足以判斷結果可信度的資訊就好 |
| 結果 | 4 分鐘 | 3 至 4 張 | 這裡是重點，時間要留最多 |
| 意涵與限制 | 1.5 分鐘 | 1 至 2 張 | 回到那一句核心訊息 |
| 收尾 | 0.5 分鐘 | 1 張 | 聯絡方式與你想要的回饋 |
總數大約 12 到 14 張，加上封面。嗯，這個數字比多數人原本規劃的少很多，那是正常的。
有一個常見的盲點，要提醒你注意：很多人把最多的時間花在文獻回顧，因為那部分寫論文時寫得最完整、最有把握。但臺下的人不是來聽你證明讀過多少書的，他們想知道的是你究竟做出了什麼？所以，文獻的部分請花兩分鐘講完，只講「誰做過什麼、還缺什麼」也就足夠。
方法那一段也一樣。論文裡要寫兩千字的抽樣程序，在臺上報告時只需用一張投影片講完：對象是誰、多少人、怎麼測、怎麼分析。細節放附錄，有人問到的時候再翻閱。
▲ 把 12 分鐘畫成比例：文獻與方法各兩分鐘就夠，結果那一段要留掉三分之一的時間，這跟多數人的直覺剛好相反
第三步：把標題寫成一個完整的句子
這是整篇文章裡最值得做的一件事，而且它不花錢也不花時間，只是需要改寫。
多數投影片的標題，都是諸如「研究結果」、「模型比較」、「研究限制」的名詞或短語。這種寫法叫做主題子題結構，標題說明這一頁在講哪個範疇，內容則是以條列方式居多。
另一種寫法是把標題寫成你想讓對方接收的那句話，下面用圖表當證據。「模型比較」改成「加入家庭網路變項後，解釋力從 0.21 提高到 0.38」，然後底下只放那張對照圖。這種寫法叫做主張證據結構（assertion-evidence），是美國賓夕法尼亞州立大學（Penn State）機械工程與工程傳播學的教授 Michael Alley 所推廣的做法。
傳統簡報常見「條列式文字+小標題」，容易讓觀眾感到無聊或混亂；而主張證據結構（assertion-evidence）則是改用完整句子的主張搭配視覺證據。
▲ Michael Alley 親自說明主張證據結構的原理與改寫示範（英文發音）
為什麼值得改？因為有實證。Alley 團隊做過一個 110 位工程學生的比較研究，接受主張證據式投影片的組別，在理解與延遲後的回憶測驗上都表現較好，錯誤概念較少，而且自陳的認知負荷較低。原因不難理解：這種投影片的文字量顯著較少，一頁只講一件事，聽眾不必自己從四個條列裡推測重點是哪一個。相關的研究與例子，可以看 assertion-evidence.com 這個網站。
實際改寫的時候，有三個要領：
標題要能單獨成立。就算把底下的圖遮住，光讀標題也知道你的主張是什麼。整份簡報的標題連起來讀，應該就是你報告的骨架。
一頁只放一個主張。如果你的標題裡出現「以及」，那大概是兩頁。
底下放證據，不放摘要。證據可以是圖、表、照片、一段訪談逐字稿。如果一頁的內容只能用文字承載，那就用最少的字，而不是把段落貼上去。
▲ 六張縮圖只留標題，連起來讀就是一段完整的論證。這是檢查結構最快的方法，也是這篇最值得做的一件事
第四步：文字做減法
版面上的實務準則，多數簡報教材給的數字差不多，可以當成起點：
每一張投影片的文字控制在 20 到 30 個字以內。用關鍵詞而非完整句子（標題是唯一的例外，標題要完整句）。標題字級至少 28pt，內文至少 24pt。
這些數字不是硬性規定，它們是從會場條件反推出來的：最後一排離螢幕可能有 15 公尺，投影機的對比通常比你的螢幕差，而且會場的燈往往關不掉。判斷字夠不夠大，有一個簡單的土方法：把投影片縮到螢幕的四分之一大小，退後兩步，還讀得清楚就大致沒問題。
配色上，用高對比，深底淺字或淺底深字都可以，但不要用中間調配中間調。另外要考慮色覺辨識，紅綠對比在部分觀眾眼中會失效，改用藍橘對比比較安全，或者在顏色之外再加一個線型或標記的差異。
還有一件在會場才會發現的事：投影機的色彩通常偏淡，你在筆電上看起來剛好的淺灰，投出來會接近白色。所以，圖表裡盡量不要用淺灰去承載重要資訊。
第五步：圖表要重做，不能直接搬
論文裡的圖是給讀者看的，讀者可以停下來研究五分鐘。但投影片上的圖只有十五秒。是的，這兩種圖不一樣。
從論文把內容搬過來之後，至少做這幾件事：
刪掉不必要的裝飾。格線、外框、背景色、3D 效果或圖例裡沒用到的項目，全部拿掉。留下的每一個元素，都要有存在的理由。
放大字。座標軸標籤與刻度是最常被忽略的，論文裡 8pt 可能剛好，投影出來就是一排看不見的東西。
標出你要人家看的地方。整張圖裡總有一個點是你的主張所在，用一個圈、一個箭頭或一個對比色把它標出來。時間有限，不要期待聽眾自己可以找到。
保留必要的資訊。單位、樣本數、顯著性標記以及資料來源，這幾樣不能為了乾淨而刪掉。在學術場合中，總會有人特別想看這些資訊。
引用別人的圖一定要標註來源，而且要標在圖旁邊，或有圖說輔助說明，不能只放在最後一頁的參考文獻。
第六步：複雜的圖，請分層揭示
如果你有一張真的很複雜的圖表，例如一個結構方程模型、一個多階段的流程，不要一次全部丟出來。
做法是複製同一張投影片三份，第一份只顯示骨架，第二份加上第一組路徑，第三份才是完整版。你講到哪裡，畫面上就只有那部分。翻頁的時候位置不變，所以看起來像是圖會自己長出來。
這個做法有一個額外的好處：它逼你把複雜的東西講出順序來。如果你自己說不清楚該先看哪裡，那張圖多半也還沒想清楚。
▲ 分層揭示的實際做法：三份投影片的元素位置完全一致，只有紅色那條是這一份新長出來的
第七步：準備附錄，這是你的保險
正式的 13 張講完以後，接一張黑底或空白的過場，後面放你的附錄投影片，數量不限。
附錄裡應該有：完整的方法細節、被你刪掉的次要分析、樣本的人口統計、你自己知道最可能被質疑的那兩三點的說明資料、以及關鍵文獻的清單。
附錄的價值，在問答時間才會顯現。當有人問「你怎麼處理遺漏值」，你可以說「這一題我有準備」，然後直接翻到那一頁。這個動作對可信度的加分，比你在正式的投影片裡多講兩分鐘方法還來得大。
對了，要記得替附錄的每一頁加上頁碼，並且在自己的講稿上寫一份對照表，這樣才翻得快。
第八步：整份看一次，統一但不單調
字型、色彩、標題位置和圖表風格，整份要一致。不一致會讓人分心，而且會讓人覺得是趕出來的。
但完全一樣也有問題：連續八張同樣版面的投影片，臺下會失去時間感，不知道進行到哪裡了。適度的變化來自於內容本身，例如結果那一段用滿版的圖、方法那一段用左右對照、進入新段落時插一張只有一句話的過場。這種變化同時也在告訴聽眾「這裡換段了」。
出門前的檢查清單
做完以後，照這份清單檢查一次：
- 核心訊息那一句，在簡報裡至少出現兩次（開場一次、收尾一次）。
- 每一張的標題都是完整句子，連起來讀就是骨架。
- 沒有任何一張的文字超過 30 字。
- 最小的字不小於 24pt，包含圖表的座標軸。
- 每一張圖都標了單位、樣本數與來源。
- 引用他人的圖表都有出處。
- 全程計時演練過，而且在時限內講完。
- 附錄準備了至少五張，並在講稿上有對照表。
- 檔案存了 PDF 與 pptx 兩種版本，各存一份在雲端與隨身碟。
- 字型有嵌入，或者改用系統通用字型（這是使用他人電腦投影時，最常出問題的一項）。
- 影片與動畫在別臺電腦上測過，或者準備好沒有它們也講得下去。
- 投影片上沒有任何工具的浮水印。
第 10 項看似無關緊要，卻值得特別說明。別人的電腦上不見得有安裝你所慣用的中文字型，往往一打開簡報就變成另一套字，整個版面會亂掉。避免的方法是輸出 PDF 播放，或者只用最通用的字型。
三個常見的坑
第一個是「因為時間關係我跳過這幾張」。輕易說出這句話，等於承認沒有排練過。與其現場讓自己變得很尷尬，不如事前就刪掉，或者移進附錄。
第二個是把致謝、單位標誌、計畫編號放在每一張的頁首頁尾。這些東西佔掉的空間比你以為的多，而且通常沒有什麼人在意。所以，放在最後一張就好。
第三個是投影片密密麻麻，然後說「這張比較複雜，大家可以會後看」。既然會後或有空才看，那它就不該出現在正式的投影片裡。
▲ 一頁整理：五個步驟的流程、字數與字級的關鍵原則，以及出門前的檢查項目
最後
投影片做得好的這件事，本身不會讓一個平庸的研究變好。但投影片做得差，卻會讓一個好研究被錯過，而這件事完全是可以避免的。
實際的判斷方法很簡單：把你的投影片印成一頁六張的縮圖，只讀標題，看能不能看懂你的研究在講什麼？如果不能，那不是排版的問題，是結構的問題，回到第三步重來。
投影片準備好了，接下來是站上講臺的事。
這是研討會發表系列的第三篇，另外三篇：
- 心態篇：研討會發表不是縮小版口試
- 工具篇：研討會的簡報工具怎麼挑選
- 發表篇：上臺發表的那 15 分鐘與之後
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▲ 這類寫給研究生的實戰方法，之後會持續在 researcher.tw 更新，歡迎訂閱。
