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碩二的艾倫，信箱裡躺著一封他寄給指導教授的信。主旨是「老師好」，內文有三段：第一段問下週能不能約時間，第二段貼了一個研究設計的疑問，第三段順便問口試要邀誰。三個問題，老師回了一句：「這週再說。」
收到信，艾倫下意識地皺了一下眉頭。其實，這不是老師冷淡。老師在課堂、會議和處理行政事務之間抽空讀信，一封信塞了三件事、又沒說哪件急，他很自然就先放著，想等有空整段處理。結果艾倫等了兩週，心裡愈來愈不安，下一封信更不知道怎麼寫。
老實說，這種情形很常見。這篇文章整理三個寫信原則，再附兩封範例信和幾個常見錯誤，都出自我整理的《寫給指導教授的信》範本集，文末會說明怎麼免費索取這本範本集。
先換個角度：寫信是請求，不是要求
指導教授除了你，還有課程、研究計畫、行政工作、其他學生，以及自己的研究要忙。老師幫你看稿、回信、寫推薦信、簽文件、調整會談時間，很多是在這些工作之外多撥出來的時間與心力，不是理所當然的服務。
所以，如果我們從這個角度來看，下面幾件事都很正常：
- 老師說這個時間不行，需要你調整。
- 老師晚幾天才回信，因為手上還有別的事。
- 老師婉拒某個請求，或請你先自己再想一輪。
這些都不代表老師不重視你，也不代表你做錯了什麼。
所以，一封比較好的信有三個共同的動作：說明你想請老師做什麼，謝謝老師撥出時間，並留給老師說不或調整的空間。這樣寫不是卑微，是讓老師在比較沒有壓力的情況下幫上忙，你們的合作也會走得更久。
三個原則：一封信只做三件事
原則一：一封信只問一件事
一封信同時塞三個問題，常見的結果是只回到其中一個，或整封都被擱到有空再處理。如果真的有三件事，能分開寄就分開寄，每封各有主旨。一定要放同一封時，先寫「本信有兩件事」，再用 1.、2. 分開，並標明哪一件比較急。
原則二：讓老師三十秒內知道要他做什麼
第一段就要說清楚：這封信是通知、是請老師看、是請老師決定，還是請老師簽名。可以用這個句型開頭：
這封信想請您【做什麼】；若方便，想請老師在【日期】前回覆，若時間不允許，也請告訴我可行的時間。
背景與細節放在後面。老師想知道細節時會往下讀，不想讀時，前兩句也夠他處理。
原則三：主旨寫清楚日期與動作
主旨是老師決定現在讀還是晚點讀的依據。好的主旨有兩個部分：誰或哪件事，加上要老師做的動作與時間。
| 情境 | 不易看懂的主旨 | 較清楚的主旨 |
|---|---|---|
| 約會談 | 老師好 | 【姓名】想約 3 月下旬會談，懇請老師撥冗選擇時段 |
| 會談後 | 謝謝老師 | 【姓名】3/18 會談紀錄與待辦，敬請老師指正 |
| 交稿 | 論文第二章 | 【姓名】懇請老師撥冗看第二章初稿（如方便，期盼 3/30 前賜教） |
| 進度落後 | 一些狀況 | 【姓名】研究進度說明與修訂時程，敬請老師撥冗討論 |
主旨有三個小習慣：放上自己的姓名，老師收到很多信，姓名能幫他快速歸檔；日期與動詞（請看、請確認、想約）都寫進去；追問同一件事時，保留原主旨，前面加「再次請教：」，讓信件串在一起。
還有一個提醒：三個原則是方便老師，也是整理你自己的想法。寫不出「要老師做什麼」時，常常代表你還沒想清楚要什麼，先想清楚，再動筆。
範例一：請老師看稿
交稿是研究生最常寫的信之一。常見的寫法是只丟一句「附件是我的第二章，麻煩您有空幫我看看」，老師得自己猜重點、猜期限。調整後的信長這樣（【】是你要換成自己內容的地方）：
主旨：【姓名】懇請老師撥冗看第二章初稿（如方便，期盼【日期】前賜教）
【老師姓氏】老師您好：
謝謝老師撥時間指導我。附上第二章文獻回顧的初稿，想請老師看。如果方便，是否能在【日期】前給我意見？這樣我能趕上下一次會談前的修改。若時間不允許，我再依老師的時間調整。
這一版的狀態：結構、論點與引用格式我都已自行檢查過，較不確定的是下列兩處。
想請老師特別看的地方：
- 2.3 節的論證順序，我自己覺得銜接不夠順。
- 文獻的取捨：是否漏掉重要的研究。
其他部分不需要逐字看，若有發現問題，也歡迎直接指出。
附件：【檔名與日期版本】。
謝謝老師。
敬祝 教安 學生【你的姓名】敬上
這封信做對了三件事。第一，說清楚請老師看哪裡，老師越知道範圍，越能在不多的時間裡給出有用的意見。第二，講出自己最不確定的地方，老師不必從頭讀到尾才知道你卡在哪。第三，期限用請求的語氣寫，並留餘裕。整章初稿常見的建議是一到兩週以上，短稿或單頁文件可以短一些，實際依老師習慣調整。
範例二：會談後寄紀錄
每次會談結束後 24 小時內，寄一封紀錄給老師，是我最推薦的習慣。目的是把口頭討論變成雙方都看得到的書面共識，避免之後各自記得不同的版本。
主旨：【姓名】【日期】會談紀錄與待辦，請老師確認
【老師姓氏】老師您好：
謝謝老師今天撥時間與我討論。以下是我整理的紀錄，若有誤解，請老師指正。
討論結論：
- 研究對象維持【】，【某一類】暫不納入，列為研究限制。
- 第三章改用【方法】，理由是【一句話】。
我的待辦：
- 【日期】前完成第三章修訂，寄給老師。
- 【日期】前聯絡【單位】，確認訪談場地。
若老師方便，請指正；若不方便，我會先依這份紀錄準備，下次會談再與老師確認。謝謝老師。
敬祝 教安 學生【你的姓名】敬上
紀錄寫的是「我理解的共識」，不是老師說的每一句話，所以才請老師確認。不要逐字寫下整場對話，太長，老師不會讀。
範例三：進度落後時，第一句就說
最難寫的信，多半是壞消息。最常見的錯誤是拖到最後期限前一天才說，或寫成一長串道歉。比較好的寫法，是第一句就說進度落後，再給具體的新時程：
- 改寫前：老師對不起，我最近真的很忙，進度可能會晚一點，請老師原諒。
- 改寫後：第四章初稿會延後兩週，原因是問卷回收比預期慢，我已評估延長回收期，新的完成日是 4/20，想請老師確認是否可行。
後者讓老師有東西可以回應：同意、調整，或建議縮小範圍。
常見錯誤
整理下來，最常見的坑大概是這幾種：
- 只寄檔案，沒有任何說明，老師要自己猜重點。
- 期限寫得太硬，例如「請老師三天內回覆」，變成命令的語氣。
- 追問未回覆的信時，帶情緒，或開頭連續道歉。一句簡短的「打擾老師」就夠了。
- 只寫「請問收到了嗎」，沒有重述要老師做的事，老師還要回去翻原信。
- 隔了一週才寄會談紀錄，細節已經模糊。
寄出前，用兩分鐘過一遍
- 主旨有我的姓名、日期與動作。
- 這封信只問一件事，或有清楚分項。
- 第一段就寫了請老師做什麼。
- 有謝謝老師撥出時間，也留給老師說不或調整的空間。
- 我自己逐句讀過，每一句都是事實。
範本只是起點
每位老師的習慣、每個系所的文化都不同，有的偏好 LINE，有的只看 E-mail。第一次合作時直接問老師比較方便哪一種，最省事。範例偏向問卷與訪談類研究，其他學科請換成自己的資料型態；學校制度、期限與程序，以各校、系所公告為準。
免費的《寫給指導教授的信》範本集
上面的範例只是其中幾則。我把常用的情境整理成一本免費的 PDF：《寫給指導教授的信：研究生師生溝通範本集》，裡面有 18 則信件範本，從第一次詢問指導意願、約會談、交稿、追問、進度落後、請求延期、請老師簽文件、寫推薦信，到口試前後與畢業後的感謝信，每則都有使用時機、寫法重點、常見錯誤、可直接改寫的範本，以及改寫前後對照。另外附 5 份溝通工具：會談議程、會談紀錄、老師意見處理表、老師的意見互相矛盾時怎麼辦，以及 LINE 與 E-mail 怎麼分工。
如果你想索取的話，請到範本集下載頁留下 E-mail，下載連結會寄給你。
下次要寫信給老師時，先想清楚要請老師做什麼，再對照範本動筆，寫起來會順手很多。
常見問題
寫信給指導教授，第一段要寫什麼？
第一段直接說明這封信想請老師做什麼，例如看稿、決定、簽名或確認時間，並寫出希望回覆的日期，同時留給老師調整的空間。可以用這個句型：這封信想請您做某件事；若方便，想請老師在某日前回覆，若時間不允許，也請告訴我可行的時間。背景與細節放在後面。
給指導教授的信，主旨怎麼寫比較好？
好主旨有兩個部分：誰或哪件事，加上要老師做的動作與時間。建議放上自己的姓名、日期與動詞，例如：王○○ 3/18 會談紀錄與待辦，敬請老師指正。避免只寫老師好、請教一個問題或論文第二章這種看不出內容的主旨。
寄出的信老師一直沒回，可以追問嗎？
可以。常見的做法是等一週左右再寄第一次詢問，急件可以更短，實際依老師習慣與事情急迫度而定。語氣平和，先體諒老師忙碌，附上原信日期與主旨，再用一兩句重述請老師做什麼與你需要的時間。不要帶情緒，也不要連續道歉。
論文進度落後，要怎麼跟老師說？
越早說越好。第一句就說進度落後，原因只寫事實與你已做的處理，致歉一句即可，重點放在具體的新時程與補救方案，並請老師確認是否可行。拖到最後期限前一天才說，或只道歉不給新計畫，都會讓老師更難回應。
