報告前一晚，很多研究生會做同一件事：打開投影片，一頁一頁往裡面補字。
在方法頁補上訪談時長和取樣方式，結果頁補上每一組的樣本數，討論頁再補兩段文獻。增補內容的理由都很合理，怕老師問到的時候自己忘記，乾脆全部寫上去。
隔天上臺，問題就來了。一頁一百五十字、字級縮到 14pt，坐在後排的同學看不清楚，坐在前排的老師開始低頭讀字，沒在聽你講。等你講完這頁，老師還在讀第三行。
這篇文章要談的，是在學術簡報的範疇裡很少人教的一件事：把內容分成兩層。主簡報只放聽眾必須看到的重點，其他的證據收進備用投影片，被問到再翻出來。
本站之前的進度報告十分鐘談的是哪些地方會讓討論卡在澄清，12 分鐘的研討會簡報怎麼做談的是標題與圖表。這篇接著往下走，處理字太多與證據放哪裡的問題。文中的研究例子，都是虛構的。
聽眾沒辦法同時讀和聽
投影片字太多，最直接的代價是注意力被拆成兩半。畫面上的字和你口中的話在搶同一個聽眾，他讀字的時候就沒在聽你，聽你的時候又會錯過字。
研討會的聽眾如果不熟你的研究，多半會選擇讀字。實驗室的老師熟悉你的研究，常常會跳過你正在講的那一句，直接讀到後面去，然後就某一行發問。你準備好的講述順序，就這樣被打亂了。
所以字少一點，並不是為了好看。它決定的是聽眾的注意力跟著誰走。
三個刪字測試
要刪哪些字，可以對每一行問三個問題：
| 測試 | 問自己 | 處理方式 |
|---|---|---|
| 一 | 我上臺會不會講這一句？ | 口頭一定會講的，不必寫在投影片上 |
| 二 | 聽眾要看到它才能懂嗎？ | 定義、數字、圖、專有名詞的拼寫要寫；解釋與連接詞可以口說 |
| 三 | 它和這頁的標題有關嗎？ | 無關的，不是搬到別頁，就是刪掉 |
另外給自己一條底線：內文不小於 18pt。只要你發現必須把字縮小才塞得下，就代表這頁字太多了，該回去跑一次上面的三個測試。
▲ 三個刪字測試依序跑完，留在投影片上的，只剩聽眾必須看到的東西
改前改後：一張方法頁
以一個虛構的質性研究為例，題目是全職遠距工作者如何劃分工作與家庭的界線。修改前的方法頁是這樣一段話，大約 150 字、14pt：
本研究採用質性研究取向，以半結構式訪談法蒐集資料，運用立意取樣與滾雪球取樣，共訪談 14 位全職遠距工作者，其中 8 位育有 12 歲以下子女，每位訪談約 60 到 90 分鐘，全程錄音並轉錄為逐字稿，再以主題分析法進行編碼與主題歸納，同時為提升可信度撰寫反思札記並進行同儕檢核。
照三個測試處理之後，變成一個標題加四行，字級 20pt：
- 標題：半結構式訪談 14 位全職遠距工作者，每人 60 到 90 分鐘
- 取樣：立意加滾雪球，8 位有 12 歲以下子女
- 分析：主題分析，同儕共同檢核編碼
- 可信度：反思札記
- 倫理：已通過倫理審查，受訪者簽署知情同意書
刪掉的是標題已經涵蓋的話、重複的說明，以及「採用」「運用」「同時為了」這類連接詞。這些你上臺都會口頭說，聽眾不需要再讀一次。
▲ 同一張方法頁，從一整段 14pt 小字改成標題加四行，資訊沒有少，聽眾一眼就看得完
理工的實驗研究也一樣。假設一個混凝土實驗比較稻殼灰的不同取代率，原本用七行完整句子交代材料與配比，可以換成一張條件表：列是取代率，欄是齡期，格子裡寫 n＝3。老師一眼就能看到整個實驗設計，比讀七行字快得多。
例外：人文學科的引文頁
如果你做的是文本研究，例如分析報紙副刊的文章，引文本身就是證據，這時候引文可以比一般內文長。處理方式是：
- 一頁只放一段引文
- 用粗體或底色，標出你要聽眾看的那幾個字
- 出處寫完整，包括報紙名稱、日期與版次
- 你的詮釋寫在標題，不要寫成引文旁邊的一大段說明
刪掉的字，有三個去處
很多人不敢刪字，是因為覺得刪掉就沒了。其實，刪掉的內容可以去三個地方：
- 口說：你上臺時會講的解釋與脈絡
- 備忘稿：PowerPoint 每頁下方的備忘稿欄位，可以寫給自己看的提醒。要注意的是，分享檔案前請確認備忘稿有沒有一起匯出
- 備用投影片：可能被問到、而且需要圖表才講得清楚的證據
▲ 刪掉的字有三個去處，其中備用投影片是這篇文章接下來的重點
第三個去處，是這篇文章接下來的重點。
備用投影片：事先準備好的證據
備用投影片（backup slides）是放在正式簡報後面、不在報告中播放的投影片。被問到某個問題，而答案需要一張圖或一張表才講得清楚時，你可以直接跳過去，而不必憑記憶口述一串數字。
它解決的是一個很常見的狀況：老師問「你的訪談人數是怎麼決定的」，你明明有紀錄，卻只能說「我大概訪到第十二位就覺得差不多了」。同一個問題，如果你能翻出一頁停止訪談的判斷紀錄，討論就會往下走，而不是停在你記不記得。
哪些值得做：三項同時成立
對了，並不是所有可能被問的點都要做成備用頁。挑選時看三件事：
- 被問到的可能性高：你的老師問過，或者同門報告時被問過
- 答案需要圖或表才講得清楚：一句話能講完的，口說就夠
- 放在主簡報會太擠：主簡報已經有完整的圖或表，就不需要再做一份
三項都成立，才值得做。照這個標準挑，一份簡報的備用頁通常 3 到 6 頁就夠了。做到十幾頁，多半代表你在主簡報該講清楚的地方沒講清楚，或者把怕被問的焦慮全部轉成了投影片。
▲ 三項判斷都成立、手上也有資料，才做成備用頁；沒有資料的點，走研究限制那條路
那要怎麼知道哪些問題被問到的可能性高？最實用的方法是記錄。每次報告完，把被問到的問題記下來，連同你當時答得好不好。同門報告時也記。累積兩三次，你就會看到你的老師最常問什麼。
寫法：標題就是它要回答的問題
一張備用頁有四個寫法上的要點：
- 標題寫成它要回答的問題，例如「備用 B1｜每組 3 個試體出自同一盤拌合嗎？」。被問到時，你從標題就能找到對的那一頁
- 頁面只放證據：表、圖、資料，不放大段解釋。解釋由你當場口說
- 右上角放一個「備用」標章，左下角放回主簡報的按鈕
- 整區放在 Q&A 之後，前面用一頁「備用投影片區」隔開，播到最後也不會不小心翻出來
▲ 一張備用頁的四個寫法要點：標題是問題，頁面只放證據，標章與回程按鈕讓你跳得過去也回得來
下面是一份虛構的備用頁清單，兩個研究例子各列幾頁：
| 編號 | 回答的問題 | 放什麼 | 手上有沒有 |
|---|---|---|---|
| A1 | 你怎麼決定訪談人數、何時停止？ | 停止訪談的判斷紀錄、分析備忘錄節錄 | 有，要整理 |
| A3 | 三類策略是怎麼形成的？ | 主題形成與修正的過程、同儕檢核紀錄 | 有，要整理 |
| A4 | 受訪者的背景？ | 只列支持分析所需的類別 | 有，要先檢查可辨識性 |
| B1 | 每組 3 個試體出自同一盤拌合嗎？ | 條件表、試體數依據、組內變異、單一批次的限制 | 有 |
| B3 | 為什麼 20% 取代率的強度較低？ | 已知與未知，沒有微結構資料 | 沒有，屬於限制 |
| B4 | 原始數據？ | 36 個試體的原始數據表、紀錄簿頁碼 | 有 |
請特別留意最右邊那一欄。
備用頁放事實，不替弱點辯護
清單裡的 B3 是一個手上沒有資料的問題。這時候最不該做的，是硬做一頁看起來好像有答案的投影片。
沒有資料的點，只有兩條路：回去補做研究，或者誠實寫進研究限制。B3 的例子裡，沒有做微結構分析，就在限制頁寫清楚「目前無法解釋 20% 取代率強度下降的機制」，被問到時照實說，並說明之後打算怎麼補。
即使是手上有資料的 B1，備用頁也是放事實，不是放辯護。被問到每組只有 3 個試體，備用頁放的是條件表、試體數的依據（例如引用的標準或實驗室慣例）、組內變異的大小，以及一個更根本的限制：每種配比只拌合一批，所以批次差異和配比效果分不開。把限制講在老師前面，討論就會從「你這樣夠不夠」轉到「下一步怎麼補比較好」。
連結做法：跳過去，再跳回來
備用頁要好用，關鍵在於跳得過去、也跳得回來。在 PowerPoint 裡的做法：
- 在主簡報的 Q&A 頁，或相關的那一頁，選取一段文字或一個形狀
- 點「插入 → 連結 → 本文件中的位置」，選擇對應的備用頁
- 在備用頁左下角放一個「回主簡報」的按鈕，用同樣的方式連回 Q&A 頁
放映時也可以直接用鍵盤輸入頁碼再按 Enter 跳頁，所以備用頁的編號最好自己記熟。
▲ 備用投影片區放在 Q&A 之後，用隔頁分開；跳過去和跳回來是兩條各自設定好的連結
如果你用 Google 簡報或 Keynote 開啟 .pptx 檔，匯入後連結有可能失效，請逐頁點一次確認。匯出成 PDF 備份時也一樣，連結還在不在要看匯出的軟體，自己點過才算數。
人類受試研究：上簡報前的倫理檢查
做訪談、問卷或觀察研究的人，備用頁很容易放進受訪者資料。上簡報前，請先檢查四件事：
- 可辨識性：受訪者代號、職業、產業、家庭狀況組合起來，在你的實驗室或系所這個小圈子裡，能不能回推出是誰？能的話，就合併類別或拿掉
- 原話引用：每一則放上簡報的原話，都在知情同意書允許的範圍內嗎？
- 審查資訊：倫理審查的核准編號與變更申請，放在方法頁或備用頁
- 檔案流向：簡報要放進講義或上傳分享之前，先拿掉受訪者資料與不該公開的原始數據
第一項最容易被低估。在全國性的研討會上，「40 歲、育有兩名幼兒的軟體工程師」也許認不出是誰；但在一個只有二十個人的系所裡，大家可能都知道那是誰的朋友。
讓 AI 幫忙標記，但刪不刪由你決定
刪字這件事，自己做常常下不了手，因為每一句都是你辛苦寫的。這時可以請 AI 幫忙逐行標記，但要限制它只標記、不改寫。
為什麼不讓 AI 直接幫你縮寫？因為 AI 縮寫出來的句子，常常用到你沒定義過的詞。上臺時你得替一句不是你寫的話解釋，老師一追問就露餡。下面是一條簡化版的提示詞，可以直接複製使用：
你是刪字助手，不是改寫者。請用臺灣慣用的繁體中文。
我會貼上一張投影片的所有文字，每一行有編號，並告訴你這頁的重點。
請逐行標出：保留、可刪、可改成口說，三選一，並用一句話說明原因。
判斷標準是「和這頁重點的關係」，不是寫得好不好。
和重點直接相關的定義、數字、單位、樣本數，請標保留。
不要改寫、縮寫或重組我的句子，也不要寫新的句子。
沒有可刪的行就直說，不要硬湊。
這頁的重點：【用一句話寫】
投影片內容：
【逐行貼上，每一行編號】拿到 AI 的標記之後，被標成可刪、但你覺得可能會被問到的細節，正好就是備用頁的候選。拿它對照前面的三項標準，決定要不要做。
使用前同樣有幾件事要注意：先確認學校、系所與指導教授對使用 AI 的規範；一次只貼一張投影片的文字，不要上傳整份論文或未發表的原始數據；受訪者原話原則上不要貼進去。也建議你主動告訴指導教授，你用 AI 檢查過簡報的哪些地方，做法可以參考〈用了 AI 不可恥，藏起來才有風險〉。
想把整套流程照著做
這篇文章整理的刪字測試與備用投影片做法，出自我整理的《研究生學術簡報包》第二模組。
整份簡報包涵蓋書報討論、進度報告、口試簡報三種場合，分成三個模組、13 個步驟。除了這篇提到的兩步，還有講不清楚之處檢查、把結論寫在標題上、圖表說清楚、被問的時候怎麼回答，以及五分鐘出聲陪練。另外附上三套 PPTX 範本，用 PowerPoint 母片製作，內文不小於 18pt，按新增投影片就能挑到備用投影片版型，右上角的備用標章和左下角的回主簡報按鈕都已經做好；還有中英文各 10 條提示詞，以及五份工作表，其中就包括被問點記錄表與備用投影片清單。
所有提示詞都照同一個原則設計：AI 只指出問題，不替你寫講稿、不改標題、不擬答案。這些提示詞在 Claude 上跑過三輪、共 44 組輸出，逐項檢查過有沒有編造資料、有沒有越界替你寫答案，實測後仍改不掉的毛病整理成 16 則已知限制寫在書末。例如規劃備用頁時，AI 不會主動提醒你受訪者可能被認出來，這也是為什麼上面那份倫理檢查一定要自己做。也要老實說，實測只在 Claude 上做過，ChatGPT 與 Gemini 沒有測過，貼上可以用，但輸出品質可能不同。
如果你很快要進行學位口試，它和《論文口試準備包》是一組，兩本可以在合購頁一起買。
最後
回到報告前一晚那個不斷想要補充內容的自己。補字的動機其實沒有錯，你是想把研究交代完整。只是交代完整的地方，不一定要在主簡報上。
主簡報負責讓聽眾跟上你的論證，備用投影片負責在被問到時拿出證據。兩層分開之後，你上臺時可以專心講重點，被問到時也不必慌，翻到那一頁，讓資料替你說話。
下次報告前，先挑一張字最多的投影片，用三個刪字測試跑一次。刪下來的那些字裡，挑出一兩個最可能被問的，做成你的第一張備用頁。
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想把研究流程整套建立起來，可以從六堂免費課開始。各階段的工具整理在資源庫。
▲ 這類寫給研究生的實戰方法，之後會持續在 研究者基地 更新，歡迎訂閱。
常見問題
學術簡報一頁投影片放多少字比較適合？
與其訂字數上限，不如用字級當底線：內文不小於 18pt，一頁只有一個重點。要把字縮小才塞得下，就代表這頁字太多。文章提供三個刪字測試：口頭一定會講的句子不必寫；定義、數字、圖與專有名詞的拼寫要寫，解釋和連接詞可以口說；和標題無關的內容不是搬到別頁，就是刪掉。
從投影片刪掉的細節，萬一老師問到怎麼辦？
刪掉的字有三個去處：上臺時口頭說、寫在備忘稿欄位，或者做成備用投影片。備用投影片放在 Q&A 之後，用一頁隔開，每頁標題寫成它要回答的問題，頁面只放表、圖與資料，左下角放回主簡報的連結。被問到時跳過去，講完再跳回來。
備用投影片要準備幾張？哪些內容值得做？
一份簡報通常 3 到 6 頁就夠。挑選時看三件事是否同時成立：被問到的可能性高（老師問過或同門被問過）、答案需要圖或表才講得清楚、放在主簡報會太擠。三項都符合、而且手上有資料，才值得做；手上沒有資料的，應該補做研究或誠實寫進研究限制，不要做一頁看起來有答案的投影片。
質性研究的簡報放受訪者資料，要注意什麼？
上簡報前檢查四件事：受訪者代號、職業、產業、家庭狀況組合起來，在實驗室或系所的小圈子裡能不能被認出是誰；每一則引用的原話是否在知情同意書允許的範圍內；倫理審查的核准編號是否放在方法頁或備用頁；簡報要放進講義或上傳分享前，先拿掉受訪者資料與不該公開的原始數據。
